Introduksjon

Personvernerklæringen hjelper deg å forstå hva slags persondata vi samler inn, hvorfor vi samler den inn, og hvordan vi håndterer, beskytter, lagrer, eksporterer og sletter dine personopplysninger.

Personopplysninger er enhver informasjon som relaterer seg til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, slik som e-postadresse, gateadresse, telefonnummer, etc.

Kontakt oss

Behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger er:

Visma Smartskill AS
Adresse: Dikeveien 54, 1661 Rolvsøy
Telefon: +47 69 13 69 11

Hvis du har kommentarer eller spørsmål om vår personvernerklæring, eller angående mulig brudd av ditt personvern, vennligst ta kontakt med oss ved å sende en e-post til kunde.smartskill@visma.no eller ved å bruke personvernskjemaet.

Vi vil behandle dine forespørsler eller klager konfidensielt. Vi vil kontakte deg for å besvare dine spørsmål samt for å skissere ulike løsningsalternativer. Vi ønsker å sikre at klager blir løst raskt og på en hensiktsmessig måte.

Slik behandler vi personopplysninger

Visma Smartskill AS behandler dine personopplysninger for de aktivitetene som er beskrevet nedenfor.

Nyhetsbrev til markedsføring

Alternativ 1: Samtykke som lovlig grunnlag

Visma Smartskill bruker e-post for å sende markedsføringskommunikasjon, men bare hvis du har samtykket til dette, i tråd med nasjonal markedsføringslovgivning.

• Opplysninger vi behandler: Navn og e-postadresse.
• Rettslig grunnlag: Ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 a).
• Lagringstid: Personopplysningene slettes når du trekker tilbake samtykket ditt for markedsføring fra Visma Smartskill.

Slik trekker du samtykket:

• Følg instruksjonene for avmelding i den aktuelle markedsføringskommunikasjonen.
• Kontakt oss på e-post: kunde.smartskill@visma.com
• Kontakt oss via dette skjemaet

Vennligst merk at når du melder deg av fra å motta markedsføringskommunikasjon, kan du fortsatt motta kommunikasjon fra Visma Smartskill AS, slik som nyhetsmeldinger hvis din arbeidsgiver har et kundeforhold med oss og andre varsler som er nødvendig for kundeforholdet eller tjenestene levert til kunder.

Alternativ 2: Berettiget interesse som lovlig grunnlag (hvis samtykke ikke er påkrevd)

Visma Smartskill AS bruker e-post for å distribuere markedsføringskommunikasjon.

• Opplysninger vi behandler: Navn og e-postadresse.
• Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i å gi interesserte personer markedsføringskommunikasjon, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f).
• Lagringstid: Personopplysningene slettes når du velger å melde deg av markedsføringskommunikasjonen fra Visma Smartskill AS.

Slik melder du deg av:

• Følg instruksjonene for avmelding i den aktuelle markedsføringskommunikasjonen.
• Kontakt oss på e-post: kunde.smartskill@visma.com
• Kontakt oss via dette skjemaet

Vennligst merk at når du melder deg av fra å motta markedsføringskommunikasjon, kan du fortsatt motta kommunikasjon fra Visma Smartskill AS, slik som nyhetsmeldinger hvis din arbeidsgiver har et kundeforhold med oss og andre varsler som er nødvendig for kundeforholdet eller tjenestene levert til kunder.

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Når du bruker Visma Smartskill AS sine tjenester – for eksempel ved å besøke nettsidene våre, laste ned innhold eller delta på webinarer – behandler vi personopplysninger for å kunne gi deg relevant innhold gjennom direkte markedsføring på sosiale medier, e-post, nettsider eller i en tjeneste, basert på dine preferanser.

Formål: Levere tilpasset markedsføring, forbedre brukeropplevelsen og levere produkter kundene er fornøyde med.

Opplysninger vi behandler: Samlede detaljer om deg som IP-adresse, interesser (hvor du har klikket, etc.), brukernavn og enhet. Dette gjøres gjennom teknologier som informasjonskapsler (cookies). Se vår cookie policy for en komplett oversikt.

Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i å gi deg relevant innhold, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f).
Visma Smartskill AS sine tjenester brukes vanligvis til arbeidsrelaterte formål. Din atferd i disse verktøyene sier lite om ditt personlige liv. Vi behandler ingen sensitive data. Vi behandler personopplysningene dine fra et forretningsperspektiv, på en måte vi mener ikke er i konflikt med dine rettigheter og friheter som enkeltperson.

Lagringstid og avmelding: Personopplysningene slettes når du melder deg av ved å kontakte oss via e-post på kunde.smartskill@visma.com eller ved å bruke dette skjemaet. Informasjonskapsler har også ulike lagringsregler. Du har alltid mulighet til å endre innstillinger for informasjonskapsler og til å bruke din rett til å protestere, jf. GDPR artikkel 21. Dette kan gjøres ved å klikke på "Cookies innstillinger" nederst på nettsiden. Generelt lagres personopplysningene bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, og ikke lenger enn 3 år etter siste registrerte aktivitet.

Rekruttering

Visma Smartskill AS behandler personopplysninger ved rekruttering for å effektivt håndtere rekrutteringsprosesser, håndtere jobbsøknader, evaluere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer, og kontakte referanser. Personopplysningene som behandles for dette formålet inkluderer kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, og e-post, samt CV, søknad og andre innsendte dokumenter, i tillegg til personlighet- og ferdighetstester gjennomført under søknadsprosessen.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen av personopplysninger er vår legitime interesse i å finne den rette kandidaten, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). For kandidater som vi velger å gå videre med og tilby jobb, vil vi behandle visse personopplysninger, inkludert din kontaktinformasjon og andre spesifikke personopplysninger som du ber oss om å behandle, med formål om å inngå en kontrakt i henhold til GDPR artikkel 6 nr.1 b), som omhandler behandling som er nødvendig for å utføre en kontrakt eller for å ta skritt etter ditt ønske, før en kontrakt inngås.

Personopplysningene vil bli slettet når rekrutteringsprosessen avsluttes. Vanligvis skjer dette senest 6 måneder etter søknadsfrist, med mindre annet er avtalt med deg.

Sikkerhet

Visma Smartskill AS behandler personopplysninger for å oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre nødvendig vedlikehold og feilretting.

Personopplysningene som behandles inkluderer ditt navn, e-postadresse, bruker- og webtrafikkdata som innloggingsID, brukernavn, IP-adresse og enhetsinformasjon.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen av personopplysninger er vår legitime interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). Den legitime interessen er å opprettholde et sikkert miljø for våre kunder og vår drift.

Vi vil kun lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålene, og dine personopplysninger vil bli slettet senest 6 måneder etter at avtalen med din arbeidsgiver er utløpt.

Levering av produkter og tjenester til kunder

Visma Smartskill AS behandler personopplysninger for å håndtere kundeordrer, avtaler og betalinger for produktene og tjenestene vi tilbyr. Dataene som behandles inkluderer grunnleggende personopplysninger slik som navn, adresse, stilling, arbeidsgiver, sektor, telefonnummer, og e-post, samt fakturarelaterte opplysninger.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen av personopplysninger er vår legitime interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). Den legitime interessen er å legge til rette for levering av produkter og tjenester til kundens kontaktperson.

Vi vil kun lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålene, og dine personopplysninger vil bli slettet senest 6 måneder etter at avtalen med din arbeidsgiver er utløpt.

Påmelding til webinarer og kurs

Ved påmelding til webinarer og kurs samler vi inn personopplysninger, som også brukes til oppfølging etter kurset, slik som utstedelse av kursbevis. Personopplysningene som behandles inkluderer kontaktinformasjon som navn og e-post, faktureringsdetaljer og detaljer om registrerte kurs.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen av personopplysninger er vår legitime interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f) og avtalen med din arbeidsgiver. Den legitime interessen er å tilby webinarer og kurs til interesserte individer.

Vi vil kun lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålene, og dine personopplysninger vil bli slettet senest 6 måneder etter at avtalen med din arbeidsgiver er utløpt.

Forbedring av tjenester

Visma Smartskill AS strekker seg kontinuerlig for å forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen av våre produkter, tjenester og nettsider. 

Personopplysningene vi behandler inkluderer ditt navn, e-postadresse, bruker- og webtrafikkinformasjon som innloggings-ID, brukernavn, og IP-adresse. I tillegg behandler vi statistikk som indikerer hvordan du bruker vår programvare og engasjerer deg med innhold på vår nettside.

Vårt rettslige grunnlag for å behandle dine personopplysninger er vår legitime interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). Den legitime interessen er å sikre at vi møter forventningene til våre kunder og oppfyller alle kontraktsforpliktelser.

Vi vil behandle dine personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet. Etter tre år blir personopplysningene slettet eller anonymisert for statistisk bruk.

Håndtering av henvendelser og kundestøtte

Formålet med å håndtere spørsmål og henvendelser som blir sendt inn gjennom kontaktskjema, chatbot eller lignende på vår nettside er å tilrettelegge for kommunikasjon og støtte for våre brukere. Hvis du kontakter oss gjennom slike kanaler, vil vi behandle personopplysningene du inkluderer i forespørselen. Dette inkluderer minimum dine kontaktopplysninger. I vår chat-tjeneste samler vi inn e-post, navn, internettadresse, IP-adresse, nettleseren du bruker, chatmeldinger og anonymisert informasjon om hvordan du interagerer med chatprogrammet.

Vårt rettslige grunnlag for denne behandlingen av personopplysninger er vår legitime interesse, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f) og b). Den legitime interessen er å svare på spørsmål og henvendelser som besøkende på vår nettside måtte ha.

Forespørsler og relatert korrespondanse lagres kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålet, og ikke lenger enn 3 år etter den siste korrespondansen relatert til forespørselen. Informasjon samlet i vår chat-tjeneste vil bli slettet etter 6 måneder.

Håndtering av henvendelser til juridisk svartjeneste

Ved henvendelser til juridisk svartjeneste behandler vi personopplysningene du inkluderer i forespørselen. Dette inkluderer minimum dine kontaktopplysninger. Vårt rettslige grunnlag for behandlingen av disse opplysningene er legitim interesse GDPR artikkel 6 nr. 1 f) og b). Ettersom 10 år er den endelige foreldelsesfristen etter foreldelsesloven, lagres disse henvendelsene i 10 år. 

Slik kan personopplysningene dine deles

Innenfor Visma-konsernet

Visma Smartskill AS er en del av Visma-konsernet, som består av flere datterselskaper. For å opprettholde oversikt og innsikt kan vi dele dine personopplysninger på tvers av selskaper i Visma-konsernet.

Utenfor Visma-konsernet

Visma Smartskill AS kan også dele dine personopplysninger med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Databehandlere

Visma Smartskill AS bruker databehandlere for å behandle personopplysninger. Disse databehandlerne er vanligvis leverandører av skybaserte tjenester eller andre IT-tjenester. Når Visma Smartskill AS bruker databehandlere, inngår vi en databehandleravtale for å ivareta dine personvernrettigheter. Hvis databehandlere er lokalisert utenfor EU/EØS, sørger vi for rettslige grunnlag for slike internasjonale overføringer på dine vegne, herunder ved bruk av EU-modellklausulene. Du er velkommen til å be om mer detaljert informasjon om våre databehandlere ved å kontakte oss som beskrevet i avsnittet "Kontakt oss".

Forretningspartnere

Visma Smartskill AS kan dele dine personopplysninger med partnere i tilfeller der dette er legitimt ut fra et forretningsmessig perspektiv og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Offentlige myndigheter

Politiet og andre myndigheter kan be om tilgang til informasjon fra Visma Smartskill AS. Dette kan inkludere både personopplysninger og ikke-personopplysninger.

I slike tilfeller følger vi interne retningslinjer og prosedyrer for å vurdere tilgangsforespørselen, og rådfører oss med juridiske eksperter. Vi deler kun informasjon som er strengt påkrevd av loven, og kun på bakgrunn av gyldige rettskjennelser eller lignende juridiske dokumenter fra offentlige myndigheter.

For å forhindre uautorisert tilgang til all informasjon vi behandler, implementerer vi også tekniske tiltak som kryptering og tilgangskontroll. Visma Security Program ivaretar høye sikkerhetsstandarder og konfidensialitet.

Vi sikrer våre juridiske forpliktelser i kontrakter med våre underleverandører, som også pålegges å iverksette organisatoriske og sikkerhetsmessige tiltak tilsvarende våre egne.

Hvis vi mottar tilgangsforespørsler fra myndigheter utenfor EØS, sikrer vi vår overholdelse av Data Act artikkel 32. Interne retningslinjer og rutiner er i samsvar med denne forskriften.

Dine rettigheter

Du kan påberope deg følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:

• Innsyn: Du har rett til å be om en kopi av personopplysningene vi behandler om deg.
• Retting: Du har rett til å be om retting av unøyaktige personopplysninger om deg. Hvis du har en konto for våre nettsteder eller tjenester, kan dette vanligvis gjøres via de aktuelle "din konto"- eller "din profil"-seksjonene på det aktuelle nettstedet eller tjenesten.
• Sletting: Du kan be om sletting av personopplysninger knyttet til deg. Hvis du ønsker at informasjon om deg slettes fra våre systemer, ber vi om at du sender inn en forespørsel via din arbeidsgiver.
• Begrensning: Du kan be oss om å begrense behandlingen av personopplysningene dine.
• Dataportabilitet: Du kan be oss om å gi deg eller andre personopplysningene dine i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format.
• Innsigelse: Du har rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine basert på berettigede interesser eller for direkte markedsføring. Du har også rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine for utførelse av oppgaver i allmennhetens interesse, utøvelse av offentlig myndighet eller basert på berettigede interesser.

Vær oppmerksom på at det kan være visse unntak eller begrensninger i de ovennevnte rettighetene som kan gjelde avhengig av omstendighetene i din situasjon. I slike tilfeller vil vi gi deg detaljert informasjon om det aktuelle unntaket eller begrensningen og hjelpe deg med å utøve dine rettigheter i størst mulig grad, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Vennligst send en e-post til kundesenteret@visma.no eller bruk dette personvernskjemaet for å sende forespørsler som nevnt i dette avsnittet. 

Til slutt har du også rett til å sende en klage til Datatilsynet når det gjelder vår behandling av dine personopplysninger.

Endringer

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom personvernerklæringen regelmessig. Hvis vi gjør vesentlige endringer i erklæringen som påvirker våre personvernrutiner, vil vi varsle deg om dette.

Personvernerklæringen ble sist oppdatert: 17.11.2025.